Em enquete colocada em nosso site, questionamos aos clientes internautas que respondessem a pergunta: Na gestão da loja, onde se encontram as maiores dificuldades? 52% responderam que a maior dificuldade está na Gestão das Rotinas.

Não existe empresa que não viva sem rotinas, as rotinas são as responsáveis pelo funcionamento básico da empresa e por boa parte dos seus resultados. O primeiro passo para o bom gerenciamento da rotina é definir quem é quem, quem é operacional e quem é gerencial.

            Os melhores resultados são alcançados quando existe acompanhamento diário. A maioria das pessoas exerce uma função operacional, o gerenciamento consiste em tornar os operadores os melhores do mundo naquilo que eles fazem, é o primeiro passo para padronização.

Para ser melhor, ter mais qualidade, aproximar-se da perfeição, é necessário mobilizar toda a equipe. A mobilização vem junto com a nova cultura que está baseada em métodos e processos, nas ações corretivas, na melhoria, padronização continua e simultânea. É a hora de começar o PDCA (Planejar, Fazer, Checar e Agir). Identifique seu momento e defina sua meta.

Ao definir suas metas procure fazer com rigor, saiba que será necessário provocar mudanças tão rigorosas quanto as metas estabelecidas, saiba que enfrentará resistência, pois o ser humano não gosta de mudança, “Toda mudança gera desconforto”, prepare-se para as desculpas. Nesse momento o líder fará a diferença, pois será capaz de conduzir o processo de forma a convencer todos, que estão no caminho certo. Será necessário muito treinamento para educar toda a equipe, quando os resultados positivos aparecerem todos estarão convencidos da escolha.

O líder deve ter conhecimento teórico e prático, a qualquer momento deve ensinar como fazer, pessoalmente, provar que é possível e que tem capacidade de avaliação. Algumas pessoas costumam dizer “Primeiro vamos melhorar a padronização e depois melhoramos o resto”, na linguagem dos resistentes primeiro quer dizer “bem devagar” e depois quer dizer “nunca”. Portanto, ao definir suas metas descreva-as para que todos saibam qual é, defina quantitativamente o que deseja alcançar e até que data deve acontecer.

O PDCA é composto de 04 etapas:

P = Planejar. Nesse estágio identificamos os problemas, definimos as causas, escrevemos um plano de ação.

D = Fazer. Nesse estágio executamos tudo que foi descrito no plano de ação.

C = Checar. Nesse estágio acompanhamos as ações, medimos cada item de controle.

A = Agir. Se nos estágios anteriores ainda não apresentaram resultado esperado (meta), devemos agir corretivamente, fazer as correções necessários e reiniciar o PDCA com novo planejamento. Se o resultado foi positivo, a meta foi alcançada, então padronizamos o processo.

Para compor sua meta, inicialmente identifique um problema, defina o que é elevado, para definir o que é razoável, use a matemática, transforme tudo em números de forma que facilite sua medição e avaliação. A meta precisa ser quantificada e com data para alcançar.

O próximo passo é identificar as causas. Para isso usamos o Diagrama de Causa e Efeito, popularmente conhecido como Espinha de Peixe, “Não existe problema sem item de controle.” Os itens de controle servem para comprovar o problema, identificar o estágio atual e definir meta. “Problema não é necessariamente ruim, porém temos a tendência de tratá-la pejorativamente”.

Para definir o problema e suas causas devemos ler e analisar todos os documentos que pertencem ao processo, se não existir documentos devemos imediatamente iniciar a documentação. Somente com dados colhidos com precisão podemos ter uma avaliação precisa. Outra alternativa é fazer um acompanhamento in-loco por alguns dias e gerar uma documentação alternativa baseada em observações. Outra alternativa pode ser promover um Brainstorming com a equipe operacional e identificar as anomalias.

            Depois de identificar todas as causas, passemos ao Plano de Ação. Cada causa identificada irá provocar uma ou mais ações. O plano de ação deve ser bastante detalhado, de forma que permita acompanhar a evolução das ações propostas. Se tem 60 dias para alcançar a meta, a cada 10 dias deve fazer a verificação do plano de ação, confirmar o que foi realizado, definir as datas de entrega das próximas etapas para garantir a entrega da meta na data acordada.

            Cada ação concluída com sucesso pode ser tornar um processo padrão, portanto documente tudo que foi feito.

“Só faça as coisas que permitam você atingir sua meta, o resto é desperdício”.

Achou difícil? Se achou, comece então organizando o seu tempo, para gerenciar rotinas é necessário ter disciplina e controle total do seu tempo, vale lembrar que todo mundo só tem 24h em cada dia, a regra é igual para todos, o que pode fazer diferença é apenas para quem dorme um pouco menos do que as 07 ou 08 horas diárias necessárias a maioria das pessoas ou para quem administra melhor cada hora, ou seja, o tempo é finito.

Postado por Marcio Goulart Jr

Diretor  - MM Informatica

marcio@mminformatica.com.br